Meestal zijn de factoren die tijdverspilling veroorzaken onbelangrijk, maar tóch afleidend genoeg om je volledig te laten afdwalen van waar je mee bezig was. Het is tijd om eens een einde te maken aan al die tijdverspilling. Lees verder voor tips hoe je dat het beste aanpakt!
Zo maak je een einde aan tijdverspilling
Een einde aan tijdverspilling: wat zijn jouw ‘dieven van de tijd’ eigenlijk?
Om het probleem grondig aan te pakken, moet je allereerst jouw ‘dieven van de tijd’ identificeren. Iedereen heeft namelijk weer andere factoren die de oorzaak zijn. Het kan gaan om personen, maar ook om andere zaken.
Het is belangrijk dat je erachter komt wat de redenen zijn dat jij zoveel tijd verliest, zodat je ervoor kunt zorgen dat ze je niet meer afleiden van je dagelijkse bezigheden.
Plan je dag
Het is niet altijd even makkelijk om je dagelijkse activiteiten te plannen. Toch zul je, als je optimaal van je tijd wilt profiteren, een lijst moeten maken. Op de lijst staan:
- alle dingen die je echt moet doen op een dag.
- de dingen die je door kunt schuiven naar een ander moment.
Door je activiteiten op deze manier te organiseren, kun je je ‘to-do lijstje’ op een gestructureerde manier afwerken.
Stel de juiste prioriteiten
Het is essentieel om te weten hoe je je activiteiten plant op volgorde van hoe belangrijk ze zijn. Als je dat doet, dan zul je namelijk in staat zijn om de belangrijkste taken het eerst aan te pakken.
Nadat je de zaken met de hoogste prioriteit hebt afgehandeld, kun je doorgaan met de rest van je activiteiten.
Leer ‘nee’ te zeggen
Besef dat je niet altijd iedereen hoeft te helpen. Het is dan ook belangrijk dat je leert ‘nee’ te zeggen, zonder je daarover schuldig te voelen.
Als je ‘nee’ kunt zeggen, dan hoef je niet meer te doen wat andere mensen van je verwachten. Het helpt je daarentegen om tijd vrij te maken voor je eigen bezigheden, zodat die zich niet meer zullen opstapelen.
Maak een planning
Net zoals iedereen zijn eigen karakter heeft, hebben we ook allemaal ons eigen productiviteitsniveau. Sommige mensen kunnen overal werken en zijn altijd productief. Dat is een groot voordeel.
De realiteit is echter dat niet iedereen zo is. Het is dan ook belangrijk dat je weet op welke tijden jij het meest productief bent. Zorg ervoor dat je op die momenten zo min mogelijk gestoord wordt, zodat je productiviteit niet wordt belemmerd.
Leer delegeren om een einde aan tijdverspilling te maken
Besef dat jij niet de enige persoon bent die hard werkt. Als je alle verantwoordelijkheden op je eigen schouders neemt, dan heb je nooit genoeg tijd om ze af te handelen.
Het is daarom zaak om te weten hoe je taken overdraagt aan anderen. Geef iedereen een taak die ook door anderen uitgevoerd kan worden. Indien nodig, kan iemand anders dan altijd bijspringen.
Hou je telefoongebruik onder controle
Lange gesprekken zijn tijdverspillers bij uitstek. Zorg er daarom voor dat je de duur van je telefoongesprekken onder controle houdt. Probeer de volgende tips:
- Als je weet dat een inkomend gesprek niet dringend is en kan wachten totdat je klaar bent met waar je mee bezig bent, neem dan niet op. Zo voorkom je dat je werkritme verstoord wordt.
- Voor berichtjes geldt hetzelfde: verspil geen tijd aan het sturen van berichtjes die best tot het einde van de dag kunnen wachten.
- Ook het volgen van het nieuws op sociale media is een factor die zorgt voor tijdverspilling.
- Kortom: schenk alleen aandacht aan je telefoon als dat écht nodig is.
Beperk het aantal vergaderingen en uitjes
Een andere doeltreffende manier om een einde aan tijdverspilling te maken is door het beperken van bijeenkomsten.
- Voordat je besluit om een verzoek voor een afspraak te accepteren, bekijk je eerst waarover het gaat, en of de afspraak echt nodig is of dat hij misschien kan wachten totdat je klaar bent met je werk.
- Kan de afspraak echt niet wachten? Hou hem dan zo kort mogelijk!
Neem een korte pauze
Het is altijd goed om wat tijd te nemen om spanning los te laten. Nadat je een aantal uren aan één stuk door hebt gewerkt, zou je minstens 10 minuten rust moeten nemen, voordat je weer verder gaat.
Hou je spullen geordend
Als je je spullen op orde hebt, dan wordt je werk vanzelf makkelijker. Je hoeft dan namelijk niet meer naar dingen te zoeken. Daarnaast is het zo dat een opgeruimde en georganiseerde werkplek de werksfeer bevordert.
Wees geen perfectionist!
Iedereen weet dat dingen goed moeten worden gedaan. Het is echter niet de bedoeling dat je geobsedeerd wordt om dingen perfect te doen! Dat zorgt er namelijk alleen maar voor dat je tijd verspilt, waardoor je niet meer toekomt aan de rest van je taken.
